Kurangi Penggunaan Kertas, Pemkot Pangkalpinang Gelar Bimtek e-Arsip

BANGKAPOS.COM , BANGKA – Menyambut transformasi digital dan transparansi publik melalui kearsipan berbasis elektronik dan meminimalisir penggunaan kertas, Pemerintah Kota (Pemkot) Pangkalpinang menggelar bimbingan teknis (Bimtek) implementasi elektronik arsip (E-arsip) terintegrasi.

Bimtek itu diikuti oleh puluhan pegawai negeri sipil (PNS) maupun tenaga non-aparatur sipil negara (ASN) di lingkungan pemerintah kota. Bimtek dilaksanakan selama dua hari, mulai dari 25 – 26 Oktober 2022 di Cordela Hotel.

Sekretaris Daerah Kota Pangkalpinang, Radmida Dawam mengatakan, bimtek implementasi E-arsip terintegrasi menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau SRIKANDI ini untuk transformasi digital. Sehingga proses administrasi dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat.

“Pentingnya aplikasi berbasis digital ini agar tidak ada lagi kertas-kertas yang menumpuk di meja kerja, sehingga proses administrasi bisa dilakukan dalam waktu yang lebih cepat,” kata dia kepada Bangkapos.com usai membuka bimtek, Rabu (26/10/2022).

Radmida mengungkapkan, dengan penggunaan aplikasi Srikandi ini juga bisa membantu menjaga keseimbangan alam yakni mengurangi penebangan pohon, yang menjadi bahan baku pembuatan kertas. Tak hanya itu, dari penggunaan aplikasi ini juga kita bisa menghemat anggaran belanja.

Terutama dalam pengadaan kertas sebagai bagian dari penggunaan alat tulis kantor. Kemudian alur pengelolaan arsip dinamis yang terstruktur secara benar, jelas dan tepat melalui sistem yang terintegrasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Sehingga arsip mudah ditemukan kembali dan terlindungi keamanannya pada saat diakses oleh pengguna yang berhak.

“Walaupun tidak sepenuhnya kita bisa lepas dari penggunaan kertas, karena ada beberapa dokumen atau berkas yang tetap harus menciptakan arsip konvensional bermedia kertas seperti berkas keuangan surat perintah pencairan dana (SP2D-Red),” jelas Radmida.

Di sisi lain lanjut dia, penggunaan aplikasi Srikandi sama seperti tujuh aplikasi umum lainnya yang digunakan dalam urusan perencanaan atau sistem informasi pemerintahan daerah (SIPD), urusan penganggaran dalam sistem informasi keuangan daerah (SIKD).

Kemudian urusan pengadaan barang dan jasa pemerintah menggunakan aplikasi sistem informasi rencana umum pengadaan (SiRUP), urusan akuntabilitas kinerja, urusan pemantauan dan evaluasi, urusan kepegawaian aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) serta urusan pengaduan pelayanan publik pada aplikasi Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Nasional dan Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (SP4N  -  LAPOR).

Aplikasi Srikandi juga memiliki fitur-fitur yang memudahkan seluruh pengguna untuk berkorespondensi secara kedinasan dengan cepat dan efisien karena aplikasi ini bersifat Goverment to Goverment atau pemerintah ke pemerintah.

“Serta menggunakan format atau template naskah dinas yang telah tersedia berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku tanpa mengurangi konteks keutuhan isi naskah dinas, sehingga tercipta keseragaman dalam tata administrasi persuratan di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang,” tuturnya.

Radmida berharap, peserta Bimtek dari seluruh perangkat daerah akan mempelajari fitur-fitur pada aplikasi Srikandi yaitu membuat dan mengirim naskah dinas keluar, menerima dan mengagendakan naskah dinas masuk, memverifikasi draft naskah dinas, penandatanganan secara elektronik hingga pemberian nomor dan klasifikasi arsip pada naskah dinas.

Melalui penyelenggaraan kearsipan berbasis digital ini, kegiatan penciptaan arsip dimaksud dapat terekam dengan baik sehingga nantinya arsip yang dihasilkan akan menjadi alat bukti akuntabilitas dan bagian dari memori kolektif bangsa dalam sistem pemerintahan berbasis elektronik.

Sehingga arsip yang dikelola menggunakan aplikasi ini dapat disimpan dalam basis data yang terintegrasi agar mudah dan cepat ditemukan kembali dengan bentuk serta isi informasi arsip yang autentik, legal, utuh, lengkap dan terpercaya guna mewujudkan peningkatan kualitas dan transparansi kinerja pemerintah dalam layanan administrasi pemerintahan.

“Diharapkan dari hasil pelaksanaan ini seluruh perangkat daerah, kecamatan dan BUMD Kota Pangkalpinang bisa berkomitmen untuk menggunakan aplikasi ini dalam pengelolaan arsip dinamis dan kegiatan administrasi surat-menyurat,” pungkas Radmida. (Bangkapos.com/Cepi Marlianto)