BIRO Hukum Setda Babel Launching Aksi Perubahan Tata Administrasi Dokumentasi dan Informasi Hukum

BANGKAPOS.COM - Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum pada Biro Hukum Setda Pemerintah Provinsi Bangka Belitung melaunching aksi perubahan peningkatan pelayanan dan penataan administrasi dokumentasi.

Acara yang diikuti seluruh staf dan tim efektif aksi perubahan ini digelar di Ruang Biro Hukum Setda Bangka Belitung, Selasa (3/11/2020).

Kepala Biro Hukum Maskupal Bakri mengatakan kegiatan ini bertujuan untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik, bersih dan bebas dari korupsi (good governance),  serta pelayanan terbaik kepada publik.

Meski Biro Hukum belum memiliki ruangan penyimpanan dokumen-dokumen produk hukum yang memadai, tidak melemahkan semangat kinerja menjadi kurang baik.

Maskupal menjelaskan minimnya sumber daya manusia yang nemiliki keahlian mengelola dokumen produk hukum membuat penyimpanan produk hukum masih bergabung (bercampur) bahkan tata letaknya bergabung dengan di perpustakaan hukum.

"Tentunya dengan dukungan sumber daya manusia yang peduli, mampu menjalankan tugasnya di bidang pelayanan dokumentasi dan informasi hukum. serta tersedianya sarana dan prasaran pendukung untuk peningkatan pelayanan public pada bidang hukum," kata Maskupal dalam rilis yang diterima bangkapos.com Selasa (3/11/2020).

Informasi yang diciptakan manusia maupun organisasi kata Maskupal ada dua kelompok besar, yaitu informasi yang terekam dan informasi yang tidak terekam.

Untuk informasi yang terekam dapat menggunakan beragam media simpan seperti manual, grafis, elektronik dan audio visual. Informasi ini terekam di dalam arsip.

"Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya atau isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan," terang Maskupal. 

Maskupal berpendapat akibat perkembangan digital, arsip bukan hanya berupa dokumen namun dapat berbentuk digitalisasi.

Biro hukum sudah terintegrasi sejak tahun 2018 sampai sekarang dengan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Pusat, provinsi lain hingga kabupaten/kota se Provinsi Bangka Belitung. 

Sedangkan dokumen adalah suatu yang tertulis dan sudah dicetak berupa dokumen sebagai bukti dokumen tersebut sudah di dokumentasikan.

"Dengan adanya pembenahan dalam pelayanan peminjaman dokumen hukum serta penataan administrasinya, pembedayaan SDM Informasi Hukum, pemberdayaan  sarana  prasarana dan sarana tidak hanya sampai disini saja. Namun yang namanya pelayanan  publik harus tetap dilaksanakan dan terus mengalami peningkatan dan tidak akan berhenti. Justru sesuai dengan peraturanperundang-undangan  inovasi terus dilakukan untuk peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.  Sesuai motto dan maklumat yang berbunyi “memberikan layanan penataan administrasi dan dokumentasi dan informasi hukum dengan cepat,mudah dan akurat serta selalu melakukan perbaikan apabila pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan standar," jelas Maskupal.

Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Biro Hukum Setda Bangka Belitung Badariah menjabarkan aksi perubahan jangka pendek yang telah dijalankan dua bulan terakhir. 

Pertama adalah peningkatan pelayanan penataan administrasi peminjaman pengguna produk hukum.

Di antaranya penerapan hasil pembinaan pengelola arsip yang merangkap pengelola peminjaman dan penyimpanan produk hukum oleh Dinas arsip dan Perpustakaan Provinsi kepulauan Bangka Belitung.

Pernggunaan  buku peminjaman produk hukum yang harus selalu diisi pengelola arsip apa bila ada  pengguna produk hukum yang akan melakukan peminjaman.

Mengisi kartu kendali yang berisi judul produk, tujuan  peminjaman  serta identitas serta  waktu pengembalian.

Pengelola dan peminjman menerapkan standar operasional prosedur (SOP) peminjaman  yang sudah ada ada dan standard pelayanan yang sudah ditetapkan.

Penggunaan petunjuk arah ruangan  pelayanan peminjaman produk hukum.

Sudah tertera motto dan maklumat  yang dapat direalisasikan bersama.

Pengelola arsip dan dokumen  sudah mengisi  daftar katalog produk hukum yang  secara berurutan  sesuai tan\ggal dan waktu  terbitnya produk hukum tersebut.

"Hingga tim efektif sudah menyiapkan kotak penyimpanan arsip dokumen produk hukum dengan tata letak sesuai dengan aturan kearsipan," jelas Badariah.

Selain itu, sumber daya manusia yang ada juga kata Badariah telah dilatih.

Ini merupakan bentuk pelayanan yang  tidak dapat dihindari karena biasanya eksekutif, yudikatif dan masyarakat sering meminta SDM yang lebih paham isi aturan perundang-undangan yang sudah diterbitkan.

"Pemilahan arsip dari tahun yang termuda hingga produk hukum yang masih dipakai, ada tempat penyimpnan  produk hukum baik masih berupa arsip maupun sudah berbentuk dokumen produk hukum. Sudah juga diberdayakannya  prasarana penyimpanan produk hukum yang menjadi dokumentasi dan Informasi hukum," terang Badariah. (*)