Transformasi Digital Kearsipan

Oleh: Bambang Ari Satria - Dosen Institut Pahlawan 12

UNDANG-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan merekomendasikan pengembangan sistem penyelenggaraan arsip nasional yang menyeluruh dan terpadu. Sistem ini digunakan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dunia usaha, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Kegiatan kearsipan adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan yang meliputi pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. Pengelolaan arsip dinamis mulai dari penciptaan dan penerimaan arsip, penggunaan, dan pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip.

Pemerintahan digital telah menjelma sebagai fondasi penting dalam administrasi negara dengan mengedepankan efisiensi, responsivitas, dan kualitas layanan publik. Pemerintahan digital dapat mengelola data dengan lebih efektif, mempercepat proses pengambilan keputusan dan menyediakan layanan yang lebih cepat dan terukur kepada masyarakat. Dalam aspek efisiensi, teknologi memungkinkan otomatisasi tugas-tugas rutin, mengurangi jalur birokrasi yang relatif panjang dan mempercepat proses administratif. Responsivitas pemerintah juga meningkat karena teknologi memfasilitasi komunikasi yang lebih cepat antara institusi publik dan pengguna layanan dalam hal ini masyarakat.

Adopsi teknologi juga mengangkat standar layanan publik dengan memberikan akses yang lebih mudah dan transparan terhadap informasi dan layanan yang disediakan oleh pemerintah. Transformasi digital menjadi perbincangan yang cukup menarik saat ini dan merupakan kebutuhan dalam penggunaan teknologi untuk mengubah proses analog menjadi proses digital yang lebih efisien.

Pelayanan yang cepat, mudah, terjangkau, serta berkualitas menjadi kewajiban yang harus dilakukan oleh pemerintah kepada masyarakat. Oleh karena itu, semua pekerjaan administrasi, pelayanan masyarakat, pengawasan, dan pengendalian sumber daya milik organisasi dikendalikan dalam satu sistem.

Pemerintahan digital merupakan pengembangan baru yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan publik agar lebih transparan, akuntabel, efektif dan efisien. Seiring dengan kemajuan teknologi, pemanfaatan teknologi mulai diterapkan pada bidang kearsipan oleh instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah seperti penciptaan arsip yang awalnya menggunakan kertas menjadi berbasis elektronik, penyimpanan arsip yang awalnya disimpan di depo arsip menjadi penyimpanan di dalam basis data, pengiriman surat yang awalnya dilakukan secara manual menjadi secara elektronik.
Pentingnya pemanfaatan teknologi informasi merupakan tujuan utama dalam mewujudkan transformasi digital yang ada di instansi pemerintahan dalam rangka meningkatkan layanan dan membuatnya menjadi lebih mudah dan lebih ringkas. Untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, pemerintah harus bisa menjalankan dan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.

Transformasi digital kearsipan hulunya melalui Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dan kemudian di hilirisasi melalui Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. Transformasi digital bidang kearsipan yakni melalui aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).

Aplikasi SRIKANDI adalah instrumen pengelolaan arsip dinamis yang mana tim koordinasi nasional terdiri dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pihak yang menyusun proses bisnis dan data informasi pengelolaan arsip dinamis, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB) sebagai koordinator dan penyusun regulasi, Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo) sebagai pihak yang mengembangkan aplikasi dan menyediakan infrastruktur TIK, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) sebagai pihak yang menyediakan pengamanan aplikasi dan sertifikasi elektronik, Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas) sebagai pengembangan aplikasi SRIKANDI yang nantinya akan diterapkan pada instansi pemerintah pusat dan daerah dan Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) sebagai pengembangan aplikasi SRIKANDI di pemerintah daerah.

Berdasarkan data yang disampaikan Arsip Nasional Republik Indonesia per 20 Mei 2024, penerapan aplikasi SRIKANDI sudah digunakan pada 148 instansi pemerintah pusat, baik kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, lembaga pemerintah lainnya, dan lembaga nonstruktural serta termasuk pemerintah daerah. Dengan adanya aplikasi sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi ini mampu meningkatkan pemahaman kapasitas dan keterampilan para pegawai pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Melalui kearsipan berbasis digital dapat terekam dengan baik sehingga akan menjadi akuntabilitas dan memori kolektif bangsa dalam sistem pemerintahan berbasis elektronik.

Tujuan dengan adanya aplikasi SRIKANDI adalah untuk mewujudkan pelayanan administrasi pemerintahan di bidang kearsipan dinamis yang berkualitas dan tepercaya di instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah, mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan kearsipan dinamis berbasis elektronik dan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel melalui penerapan SPBE bidang kearsipan dinamis di instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Adapun prasyarat penggunaan aplikasi SRIKANDI yakni perangkat komputer dan koneksi internet, scanner di bagian penerimaan naskah dinas, struktur organisasi dan tata kerja instansi, instrumen kearsipan mulai dari tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis serta kerja sama dengan BSRE terkait tanda tangan elektronik.

Implementasi kearsipan digital melalui aplikasi SRIKANDI akan berjalan efektif apabila ukuran-ukuran dan tujuan-tujuan kebijakan dipahami oleh individu-individu yang bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan kebijakan. Kejelasan ukuran dan tujuan kebijakan dengan demikian perlu dikomunikasikan secara tepat dengan para pelaksana. Konsistensi atau keseragaman dari ukuran dasar dan tujuan perlu dikomunikasikan sehingga pelaksana mengetahui secara tepat ukuran maupun tujuan kebijakan tersebut. Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu proses yang amat kompleks dan rumit. Agar implementasi berjalan efektif, siapa yang bertanggung jawab melaksanakan sebuah keputusan harus mengetahui apakah mereka dapat melakukannya.

Sesungguhnya implementasi kebijakan harus diterima oleh semua pelaksana dan harus mengerti secara jelas dan akurat mengenai maksud dan tujuan kebijakan. Jika para implementor kebijakan bingung dengan apa yang akan mereka lakukan dan jika dipaksakan maka tidak akan mendapatkan hasil yang optimal. Tidak cukupnya komunikasi kepada para implementor secara serius mempengaruhi implementasi kebijakan.

Pencapaian komunikasi yang dilakukan dalam kebijakan transformasi digital melalui aplikasi SRIKANDI dimulai dari launching implementasi dan sosialisasi penggunaan aplikasi. Ini merupakan bentuk komunikasi kebijakan dalam rangka mengenalkan aplikasi kepada seluruh pegawai di instansi pemerintahan. Kemudian, implementasi kebijakan tergantung pada bagaimana kemampuan badan pelaksana memberdayakan sumber daya yang dimiliki karena sumber daya tidak hanya dilihat dari segi kuantitas, tetapi kualitas sumber daya manusia yang dimiliki sangat memengaruhi keberhasilan implementasi. Sumber daya manusia dan sumber daya anggaran merupakan elemen penting dalam implementasi kebijakan transformasi digital kearsipan karena elemen tersebut saling melengkapi serta memengaruhi keberhasilan proses implementasi.

Apabila implementor memiliki disposisi yang baik, maka implementor dapat menjalankan kebijakan dengan baik seperti apa yang diinginkan oleh pembuat kebijakan. Implementasi kebijakan dipengaruhi oleh sikap para agen pelaksana kebijakan karena cara agen pelaksana menyikapi kebijakan akan memengaruhi kinerja kebijakan tersebut. Kecenderungan perilaku atau karakteristik dari pelaksana kebijakan berperan penting untuk mewujudkan implementasi kebijakan transformasi digital kearsipan yang sesuai dengan tujuan atau sasaran. Karakter penting yang harus dimiliki oleh pelaksana kebijakan antara lain kejujuran dan komitmen yang tinggi.

Dari sisi instrumen kearsipan, kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan tata kelola transformasi digital kearsipan mengacu kepada empat instrumen kearsipan yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Adapun hambatan dan kendala yang dihadapi pada penggunaan aplikasi SRIKANDI yakni dalam beberapa waktu tertentu pernah terjadi pemeliharaan dan perbaikan aplikasi sehingga proses registrasi naskah dinamis menjadi terhambat. Hambatan lainnya adalah kemampuan sumber daya manusia dalam menggunakan aplikasi SRIKANDI yang mana beberapa pengguna belum melek teknologi sehingga merasa kesulitan untuk menggunakan aplikasi SRIKANDI dan belum siap beralih ke mekanisme kerja secara digital serta masih mempertahankan budaya bekerja secara manual.