Mengenal Program Komputer Akuntansi MYOB

Oleh: Israndani, S.Pd. - Guru Mata Pelajaran Komputer Akuntansi SMKN 1 Pangkalpinang

PEMBELAJARAN merupakan aktivitas yang paling utama dalam keseluruhan proses pendidikan. Hal ini berarti bahwa keberhasilan suatu individu dalam pencapaian tujuan pendidikan banyak bergantung pada bagaimana pembelajaran dapat berlangsung secara efektif. Pembelajaran merupakan suatu proses yang dilakukan dengan memberikan pendidikan dan pelatihan kepada peserta didik untuk mencapai hasil belajar. Perubahan sebagai hasil proses belajar dapat diajukan dalam berbagai bentuk seperti berubahnya pengetahuan, pemahaman, sikap dan tingkah laku, keterampilan, kecakapan dan kemampuan, daya reaksi, daya penerimaan dan lain lain aspek yang ada pada individu yang belajar (Sudjana,2000).

Istilah pembelajaran pada dasarnya mencakup dua konsep yang saling terkait, yaitu belajar dan mengajar. Menurut teori belajar kognitif, belajar adalah perubahan persepsi dan pemahaman. Kleden berpendapat bahwa belajar pada dasarnya berarti mempraktekkan sesuatu, sedangkan belajar sesuatu berarti mengetahui sesuatu. Cronbach memberikan arti belajar: "learning is shown by a change behavior as a result of experience" sedangkan Geoch, mengatakan: "Learning is a change in performance as a result of practice" (Sadirman, 2011:48).

Saat ini, Kemdikbudristek meluncurkan Kurikulum Merdeka dan Platform Merdeka Mengajar. Kurikulum Merdeka di Satuan Pendidikan/ SMK Pusat Keunggulan menjadi angin segar dalam upaya perbaikan dan pemulihan pembelajaran akibat learning loss pada masa pandemi covid-19. Kurikulum Merdeka menerapkan pembelajaran bermakna melalui asesmen dan pembelajaran terdiferensiasi.

Menurut Ausubel, pembelajaran bermakna merupakan suatu proses mengaitkan informasi baru pada konsep-konsep relevan yang terdapat dalam struktur kognitif seseorang. informasi yang dipelajari secara bermakna lebih lama diingat, meningkatkan konsep yang telah dikuasai sebelumnya sehingga memudahkan proses belajar mengajar berikutnya untuk memberi pelajaran yang mirip dan informasi yang pernah dilupakan setelah pernah dikuasai sebelumnya masih meninggalkan bekas sehingga memudahkan proses belajar mengajar untuk materi pelajaran yang mirip walaupun telah lupa.

Sebagai salah satu mata pelajaran yang ada di SMK, pembelajaran Komputer Akuntansi yang menggunakan program aplikasi MYOB (Mind Your Own Business) harus memberikan kontribusi yang besar kepada peserta didik sebagai pembelajaran yang bermakna sebagaimana Harold Spears memberikan batasan tentang belajar yaitu: "Learning is to observe, to read, to imitate, to try something themselves, to listen, to follow direction".

Mendengar kata-kata MYOB bukan hal baru bagi peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan jurusan Akuntansi dan Keuangan, karena aplikasi program ini dipelajari oleh peserta didik jurusan Akuntansi di kelas XI dan kelas XII dalam mata pelajaran Komputer Akuntansi dan akan diuji dalam ujian akhir sekolah melalui Uji Kompetensi Kejuruan (UKK). Tentunya semua peserta didik harus bisa menguasai aplikasi MYOB ini karena merupakan salah satu syarat dinyatakan kompeten atau tidak peserta didik menguasai mata pelajaran Akuntansi selama menjadi peserta didik di SMK.

Merunut dari sejarahnya MYOB dibuat oleh perusahaan dari Australia yang bernama MYOB Limited Australia pada tahun 1991, mereka membuat aplikasi tersebut karena merasakan kesulitan dalam menjalankan bisnis dalam sebuah perusahaan, kurang efisiensinya dalam pembukuan, tracking piutang dagang, proses jual beli, dan sebagainya.

Aplikasi ini telah berkembang pesat disejumlah negara, seperti Kanada, Inggris, Amerika Serikat, Selandia Baru, Indonesia dan negara Asia lainnya. Meskipun telah beredar luas, masih banyak yang belum memahami apa itu MYOB. Oleh karena itu, pada artikel ini akan disampaikan mengenai MYOB dalam pembelajaran akuntansi di sekolah.

Mind Your Own Business (MYOB) yaitu suatu program aplikasi komputer akuntansi untuk mencatat kegiatan/ transaksi untuk menyelesaikan pekerjaan pembukuan secara otomatis, lengkap , cepat dan akurat. Mudah dipahami dan digunakan.

MYOB merupakan salah satu paket software akuntansi umum yang cukup populer di Indonesia. Paket software akuntansi umum dalam hal ini berguna untuk merekam seluruh transaksi bisnis, dan menghasilkan laporan keuangan secara otomatis. Software akuntansi yang umum ini bisa dipakai oleh perusahaan dengan skala kecil sampai menengah. Terdapat tiga versi MYOB yang beredar di Indonesia, yaitu:
1. MYOB basic
2. MYOB accounting
3. MYOB premier

MYOB basic adalah varian MYOB yang paling sederhana dan paling murah. Penggunaannya tidak disarankan untuk perusahaan dengan transaksi yang rumit dan menginginkan laporan keuangan yang lengkap. Dalam MYOB basic, tidak ada modul Inventory, tidak ada modul pembelian, kartu stock, laporan utang, dan tidak bisa send to excel secara otomatis.

MYOB Accounting yang saat ini beredar adalah MYOB versi 18. Satu perbedaan mencolok antara MYOB Basic dengan MYOB Accounting adalah, MYOB Accounting sudah dilengkapi dengan fitur untuk melacak persediaan. Secara konsep akuntansi disebut sebagai catatan persediaan perpetual dengan metode perhitungan LIFO (Last In First Out)/Last Cost dan Moving Average/Avg Cost. Jadi setiap ada mutasi barang akan terlacak (barang masuk akibat pembelian atau retur penjualan, maupun barang keluar akibat penjualan atau retur pembelian).

MYOB Premier adalah varian MYOB dengan fitur terlengkap. Perbedaan utama antara MYOB Premier dengan MYOB Accounting adalah fasilitas MYOB premier untuk menangani transaksi multicurrency, fasilitas untuk melacak mutasi antar gudang, serta fasilitas multiuser.

Tambahan Fitur dan Perbedaan antara MYOB Accounting dan MYOB Premier

Versi terakhir untuk MYOB Accounting adalah Versi 25, sedangkan MYOB Premier adalah Versi 12. Versi baru tersebut memberikan beberapa tambahan fitur baru dan kelebihan MYOB dibandingkan dari versi sebelumnya. Beberapa hal baru tersebut di antaranya:
* Tampilan Menu Pembuka
* Tampilan Help Index yang Lebih Lengkap
* Editing di transaksi Pay Bill yang sudah di Record
* Editing di transaksi Receive Payment yang sudah di Record
* Lock Period yang fleksibel (berdasarkan tanggal)
* Tombol Password digantikan dengan User's ID
* Fasilitas Spelling (dalam Bahasa Inggris)
* Tambahan pilihan Search by untuk Item List, Card File, Location List dan Activities List
* Laporan pengelompokan Item berdasarkan Item dan Location
* Preview cetakan form untuk Purchase Order, Invoices, Payment (Cheque) dan Receive
* Customise Form Statements dan Remittance Advices dengan field yang ditambahkan lebih lengkap
* Tambahan Access Undo Reconciliation di User Access Preferences

Secara singkat perbedaan mendasar yang sangat penting yang harus diketahui pada penggunaan MYOB Accounting dengan MYOB Premier:
- MYOB Accounting:
o Single User (Hanya dapat digunakan 1 User)
o Single Currency (Hanya dapat menggunakan Satu Mata Uang)
- MYOB Primer
o Multi User (Banyak Pengguna, lebih dari 1 user) Maksimal 25 User.
o Multi Currency (Lebih dari satu mata uang)

Fitur MYOB Accounting Versi 25
All MYOB small business accounting subscription software includes the following functions:
* Works online
* Calculate & track GST
* Manage quotes, invoices, and statements
* Accept payment from invoices (via PayDirect Online)
* Sell items, services, or both
* Track and pay expenses
* Manage customers and suppliers
* Bank feeds (syncs with your bank accounts and credit card)
* ATO SuperStream compliance
* Payroll with automatic leave calculation and real-life timesheets access for employees
Inventory management

Fungsi MYOB (Mind Your Own Business)
Bagi yang berkecimpung di dunia akuntansi, tentu aplikasi MYOB sangat bermanfaat karena dapat membantu pekerjaan. Berikut ini fungsi MYOB:
1. Menjadikan pengguna lebih paham mengenai bisnis;
2. Sebagai alat bantu berupa aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan akuntansi;
3. Mengefisiensi waktu pengerjaan pembukuan;
4. MYOB dapat membantu proses jual-beli, tracking piutang dagang, utang dagang, pajak, invoice dan quotation yang hanya dalam sekali klik beberapa tombol yang tersedia;
5. Memudahkan dalam pengelolaan barang yang akan dijual.

Kelebihan dan Kekurangan MYOB

Setelah memahami pengertian dan fungsi MYOB, kita juga harus tahu kelebihan dan kekurangan MYOB agar kita mengetahui lebih dalam tentang aplikasi ini sehingga menjadi bahan pertimbangan akan menggunakan atau tidak aplikasi MYOB.

A. Kelebihan MYOB
1. Tampilan MYOB lebih user friendly. Artinya, pengguna dimudahkan dalam pengoprasian aplikasi MYOB dengan tampilan-tampilan menu, toolbar, dan lainnya yang mudah dipahami dan digunakan untuk kebutuhan. Bahkan ketika pertama kali menggunakan sekalipun tidak terlalu mengalami banyak hambatan;

2. MYOB menggunakan sistem otomatis, yaitu dalam membuat laporan keuangan, pengguna bisa langsung memasukan data keuangan saja dan secara otomatis MYOB akan menjadikannya lebih terstruktur, lengkap, dan akurat. Laporan otomatis yang bisa digunakan dalam MYOB, seperti laba rugi, neraca, neraca saldo, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan atau standar akuntansi yang diterapkan;

3. Keamanan data pada MYOB akan terjaga kerahasiaannya. Kita tidak perlu takut apabila ada kebocoran data, penyalahgunaan, atau lainnya. Karena hal ini telah menjadi konsistensi perusahaan sejak awal agar pengguna merasa aman, nyaman, dan tenang;

4. MYOB terintegrasi dengan platform besar seperti Microsoft Word maupun Microsoft Excel. Hal ini sangat memudahkan pengguna dalam membuat laporan keuangan;

5. MYOB memiliki fitur untuk memproyeksikan hasil analisisdalam bentuk grafik sehingga saat pembaca melihat hasil analisis lebih mudah dan tertarik atas presentasi kita;

6. MYOB juga memiliki fitur untuk memunculkan perbandingan hasil laporan keuangan dalam bentuk laporan keuangan komparasi, baik laporan penjualan, laporan laba rugi, ataupun neraca.

B. Kekurangan MYOB
Lalu bagaimana dengan kekurangan dari MYOB? Beberapa kekurangan yang bisa kita temukan di aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1. Belum didukung dengan fitur pelaporan perpajakan Indonesia. Hal ini dipengaruhi oleh sistem yang berasal dari Australia sehingga belum mengetahui sistem perpajakan yang ada di Indonesia;

2. Kekurangan selanjutnya, yaitu aplikasi MYOB tidak bisa digunakan untuk lebih dari satu perusahaan sehingga apabila kita memiliki anak perusahaan, kita tidak bisa menggunakan MYOB dari perusahaan utama;

3. MYOB hanya tersedia dalam bahasa Inggris. Artinya, jika kita ingin menggunakan MYOB dan mendapatkan dampaknya dengan maksimal maka kita harus menguasai bahasa Inggris agar dapat memahami semua menu dan setiap hal yang diberikan MYOB;

4. MYOB masih belum support dengan sistem multi currency. Artinya, jika kita ingin menggunakan rupiah maka kita harus mengonversi mata uang terlebih dahulu sebelum memasukkan transaksi menggunakan MYOB;

5. Neraca MYOB masih berupa format neraca Australia. Hal tersebut sangat menyulitkan apabila pengguna belum memahami neraca Australia karena format antara neraca Australia dan Indonesia tidak sama;

6. Kekurangan terakhir yang dirasakan, yaitu MYOB masih menggunakan sistem satu gudang. Artinya, aplikasi MYOB belum mendukung sistem multi gudang atau multi warehouse. Jadi, jika kita mempunyai lebih dari satu gudang penyimpanan maka kita akan kesulitan menggunakan software ini.

Pencatatan Transaksi Perusahaan dalam Program MYOB
Terdapat beberapa pencatatan transaksi perusahaan yang perlu kita pahami.
1. Sales - Penerimaan dari Konsumen. Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa, retur penjualan, dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut.

2. Purchases - Pembayaran kepada Pemasok. Adalah semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok (Pay Bills) berhubungan langsung dengan pembelian barang atau jasa aktivitas utama perusahaan.

3. Sales - Permohonan Pesanan dari Pelanggan. Menggunakan form Quote untuk membuat permohonan dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Transaksi Quote ini tidak akan dijurnal maupun diposting pada catatan akuntansi perusahaan.

4. Banking - Penyetoran/Pencairan Dana ke Bank. Digunakan untuk pencatatan transaksi yang berkaitan dengan rekening cash/bank baik menggunakan cek maupun kartu kredit.

5. Sales - Penjualan kepada Pelanggan. Pada dasarnya pemrosesan data dengan menu Sales sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktik akuntansi secara manual.

6. Sales - Retur Penjualan. Pencatatan transaksi ini caranya sama dengan cara pencatatan transaksi penjualan bedanya untuk kolom Ship diisikan dengan angka negatif/minus.

7. Purchases - Pesanan Pembelian. Pencatatan pembelian barang dagangan atau jasa (purchase) dalam MYOB accounting pada dasarnya sama dengan penjualan yang bersifat berlawanan/ berkebalikan.

8. Purchases - Penerimaan Sebagian Order Sebelumnya. Apabila ada transaksi penerimaan barang dagangan yang tidak sesuai jumlahnya dengan jumlah yang dipesan karena satu dan lain hal.

9. Purchases - Membayar Utang di Luar Masa Potongan. Untuk memproses data transaksi pelunasan utang dagang sama seperti pada modul pembelian tentang pembayaran kepada pemasok.

10. Banking - Pencairan Cek yang Beredar. Digunakan untuk melakukan proses pencairan cek/giro di bank perusahaan yang dikeluarkan guna membayar utang dagang kepada supplier atau card file lainnya.

11. Jobs List - Pembentukan Divisi. Adalah bagian pekerjaan dari departemen atau divisi di dalam suatu perusahaan. Fasilitas Jobs List memungkinkan perusahaan untuk menilai performa masing-masing bagian dengan melihat laba/rugi per pekerjaan (job) departemen/divisi dengan tetap dapat melihat laporan laba/rugi secara keseluruhan.

12. Inventory - Penggabungan Beberapa Item Menjadi Satu Paket

13. Inventory - Proses Koreksi dan Penguraian Kembali Barang Paket. Apabila setelah proses penggabungan dan masa penjualan selesai tetapi tidak semua barang dagangan habis terjual (masih ada yang tersisa) maka untuk mengurai kembali paket tersebut dan mengembalikan ke item sediaan asalnya digunakan form Transfer Inventory. Dengan menuliskan angka negatif pada kolom Quantity item sediaan barang promo dan angka positif pada kolom Quantity item sediaan barang asal/rakitan untuk barang promo tersebut.

14. Purchases - Penerimaan Kekurangan Barang dari Faktur Sebelumnya. Untuk entri data transaksi perusahaan yang berkaitan dengan penerimaan kekurangan barang dagangan yang dipesan/dibeli pada prinsipnya sama dengan entri data transaksi pembelian dengan cara mengubah backorder menjadi faktur pembelian.

15. Banking - Penerimaan Dana Langsung ke Rekening Bank. Digunakan untuk mencatat transaksi yang menyebabkan penambahan saldo rekening tipe Detail Cheque atau mengurangi saldo rekening Detail Credit Card. Jenis transaksi yang dicatat adalah jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari pelanggan (customer).

16. Banking - Pengeluaran Kas Bank untuk Pengisian Kembali Kas Kecil. Digunakan untuk menulis cek yang dikeluarkan oleh perusahaan, slip pengeluaran kas di tangan, kas kecil atau penggunaan kartu kredit sehubungan dengan transaksi yang terjadi selain untuk membayar utang dagang.

17. Accounts - Mencatat Transaksi berulang "Penyesuaian Akhir Bulan". Digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat melalui Banking, Sales, Time Billing, Purchases, dan Payroll.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah bahwa dalam MYOB Accounting juga terdapat analisis rasio terhadap laporan keuangan. (*)